退職で返却物を郵送する際の添え状テンプレートと書き方のコツ

退職後、社員証やPCなどの貸与物を郵送で返す——そのとき同封する「添え状」は、単なるあいさつではなく、受け手に中身・数量・識別情報を一目で伝える“確認表”の役割を果たします。
宛名の敬称を迷わず選び、件名で要件を一行に絞り、明細には資産番号やIDまで書く。
たったこれだけで、先方の照合作業がスムーズになり、あなたの印象も最後まで丁寧に残せます。
本記事では、すぐ使えるテンプレート（紙・縦書き・メール）に加え、書き回しのコツ、封入から発送までの手順、やりがちなNGと防止策までを一気通貫で解説。
最短で「失礼のない返却」を完成させたい方に向けて、要点だけを無駄なく押さえます。

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添え状の基本構成（5要素）

添え状は多くてもA4・1枚に収めます。以下の5つが基本です。

1. 日付

2. 宛名（会社名・部署名・担当者名／敬称）

3. 差出人情報（氏名・旧所属・連絡先・返送先住所）

4. 送付の挨拶と退職報告のひと言（簡潔に）

5. 送付物の明細（数量・識別情報）＋結び

そのまま使えるテンプレート

▼横書きテンプレート（A4・1枚）

▼縦書きテンプレート（和文様式・任意）

▼メール送付状（レターパック番号の共有にも）

記入例（人事宛・上司宛）

人事部宛（標準）

• 宛名：会社名＋部署＋「ご担当者様」または氏名＋「様」

• 文面：簡潔に返却の旨と同封明細。私情は控えめ。

上司個人宛（私物も含む返送）

書き方のコツ（迷ったらここだけ）

• 宛名の敬称

  • 会社・部署＝「御中」／個人名＝「様」

  • 「人事部 御中」「人事部 〇〇様」は併記しない（どちらか一方）。

• 件名は要点を一行で：「貸与物ご返却の件」「社員証等ご返却の件」など。

• 挨拶は端的に：「退職いたしましたため、下記の通り返却いたします。」で十分。

• 同封明細は“識別情報”まで：資産番号・社員ID・端末名・シリアル等。数量も必須。

• お願いのレベル感：「ご査収ください」「相違等ございましたらご連絡ください」…過度な受領催促は避ける。

• 日付表記は統一：西暦または和暦のどちらかで統一。

• 連絡先は有効なもの：メール＋電話の併記が無難。

• 紙面は1枚：長文なら明細は箇条書きで視認性を上げる。

同封物リストの作り方と注意点

• 基本の並べ方：①本人識別系（社員証・入館証）→②IT機器→③付属品→④書類→⑤名刺→⑥その他

• 識別情報：資産番号／シリアル／ID／No.を必ず記す。

• データ類の扱い：PC・USBのデータは会社指示に従い消去／初期化。私物データは削除。

• セキュリティ：カード類は封筒内で小袋にまとめ、封緘する。端末はプチプチ＋緩衝材。

• 写真記録：発送前に中身と梱包状態を撮影しておくとトラブル防止に有効。

封入〜発送の手順

1. 指示確認：会社からの返却先住所・方法・期限・同封物の指示を再確認。

2. 明細作成：資産番号等を控え、添え状に反映。

3. 梱包：小物は封緘してひとまとめ→大型は緩衝材。濡れ対策にビニール袋。

4. 添え状：A4で印刷し最上部に配置（開封後すぐ目に入るように）。

5. 宛名書き：封筒表に「返却物在中」または「精密機器在中」シール。

6. 発送方法：追跡・補償のある手段（例：レターパックプラス／宅急便／簡易書留）。

7. 控え保存：追跡番号をメモし、添え状PDFと同封明細・写真を保管。

8. 到着連絡（任意）：メールで追跡番号と到着見込みを共有。

梱包・発送チェックリスト

• 返却先住所・宛名・敬称に誤りなし

• 同封明細と実物が一致

• 資産番号・IDを記載

• 緩衝材・防水対策済み

• 追跡番号を控えた

• 添え状を最上部に入れた

よくあるNG・ミスの防止策

• 「御中」と「様」の混在 → 宛先が部署：御中／個人：様（どちらか一方）。

• 明細が曖昧 → 「PC 1台」だけは不可。「資産番号：○○」「型番：○○」まで。

• 過度な近況・長文 → 返却目的が主。御礼は2〜3行で簡潔に。

• 受領催促の強要 → 「至急ご連絡を」など強い表現は避ける。

• データ残存 → 退職者側の責任で個人情報を残さない。会社ルールに従い消去。

受領確認の依頼文とフォロー方法（任意）

• 控えめな依頼文

  • 「お手数ですが、受領の可否につきまして相違等ございましたらご教示ください。」

  • 「到着後に不備がございましたらお知らせください。」

• フォローの例（到着予定日翌日〜2日後）

  • 「〇月〇日に到着見込みの返却物につき、ご確認事項があればご一報いただけますと幸いです。」